Seringkali kita mengalami gagal dalam berkomunikasi. Padahal, komunikasi telah menjadi hal yang sangat lumrah bahkan dari kita sewaktu bayi. Komunikasi dengan orang lain menjadi hal mendasar manusia sebagai makhluk social. Namun di dalam dunia kerja, masalah komunikasi menjadi masalah yang sering dihadapi. Masalah komunikasi sangatlah beragam, mulai tidak percaya diri, tidak dapat menyampaikan secara jelas pendapat bahkan presentasi produk, ataupun bermasalah dalam menentukan personal branding. Permasalahan serta tantangan terus muncul ketika pekerjaan menuntut untuk memiliki kemampuan komunikasi yang baik.
Ketika memperoleh kepercayaan dari perusahaan untuk mewakili ataupun menjelaskan perusahaan dalam sebuah presentasi di seminar. Tentu bagi sebagian orang yang belum terbiasa dengan public speaking menjadi masalah yang besar. Masalah-masalah muncul ketika pembicaraan kita yang tidak terarah, komunikasi bersifat satu arah, terburu-buru atau tiba-tiba demam panggung duluan.
Penting untuk diingat bahwa di dalam sebuah menyiapkan presentasi ataupun menjelaskan produk pada klien, kita memerlukan modal dasar untuk mempersiapkannya agar menjadi lebih efektif. Adapun hal-hal yang perlu diperhatikan guna meningkatkan kemampuan komunikasi agar lebih efektif, antara lain :
a. Tujuan
Hal pertama yang diperhatikan adalah mengetahui mengenai audiens yang dihadapi. Memahami audiens menjadi hal yang penting, untuk diketahui karena pastilah konten komunikasi dengan staff akan berbeda apabila berkomunikasi dengan Direktur. Setelah kita lebih dulu memahami audiens, sehingga memudahkan kita dapat menyusun konten komunikasi yang pas.
b. Konten
Setelah mengidentifikasi mengenai audiens. Selanjutnya kita membahas konten. Konten mungkin menjadi sebuah hal yang utama dalam sebuah presentasi. Namun di dalam konten tetap memiliki hal-hal yang perlu diperhatikan oleh speaker. Konten terdiri dari 3 komponen : Opening, Body Content dan Closing. Opening menjadi hal yang sangat penting. Hal ini dikarenakan audiens akan menilai layak/tidaknya speaker tersebut mendapatkan attention, terlihat dari 7 detik pertamanya membuka sebuah presentasi. Sehingga opening menjadi hal yang penting. Gunakan fakta-fakta yang unik dalam membuka sebuah presentasi, sehingga audiens tetap penasaran dengan body content yang akan dibahas. Sekarang, kita beralih ke body content. Body content memerlukan pengemasan sedemikian rupa sehingga terjadi interaksi antara audiens dan speaker. Sehingga terjadi interaksi dua arah selama presentasi. Pada bagian closing, kita memerlukan kata-kata penutup yang bagus sehingga dapat diingat oleh audiens. Closing dapat dikemas melalui quotes-quotes yang menarik dan sesuai dengan konten. Pemilihan kata-kata untuk closing sangatlah penting, agar audiens dapat mengingat isi dari presentasi kita. Sehingga diperlukan pemilihan kata-kata yang tepat dan gampang diingat.
c. Vokal
Suara dan intonasi menjadi hal yang mungkin dianggap sepele oleh mayoritas orang. Namun nyatanya menurut penelitian, body language dan suara mendapat persentasi yang cukup banyak dalam meng attract perhatian audiens. Menurut penelitian Mehrabian Study (1967 – 1972) berpendapat bahwa body language dan how you say it memiliki persentase hampir 80% menjadi bagian yang penting dalam sebuah presentasi. Hanya sebanyak 7% kita berkomunikasi berdasarkan words, 39% berdasarkan suara dan intonasi dan 55% berdasarkan perilaku non verbal. Maka, intonasi, vocal sampai body language sangat perlu diperhatikan dan menjadi hal yang penting dalam presentasi.